Accord de sous-traitance des données

Article 1. Définitions

Les termes « données à caractère personnel », « traitement », « responsable du traitement », « sous-traitant », « personne concernée », « violation de données à caractère personnel » et « analyse d’impact » ont le sens que leur donne le RGPD.

• « Plateforme » : la solution StayCore, accessible en ligne et par l’application mobile, ainsi que ses interfaces de programmation.
• « Services » : les fonctionnalités de la Plateforme fournies au Client selon le plan souscrit, décrites dans les CGV.
• « Données du Client » : les données à caractère personnel traitées par KEENQO pour le compte du Client dans le cadre des Services, décrites à l’annexe 1.
• « Sous-traitant ultérieur » : tout prestataire auquel KEENQO confie tout ou partie d’un traitement des Données du Client.
• « Réglementation applicable » : le RGPD, la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et toute réglementation applicable à la protection des données.

Article 2. Objet et durée

KEENQO est autorisé à traiter, pour le compte du Client, les Données du Client nécessaires à la fourniture des Services. La nature et les finalités du traitement, les catégories de personnes concernées et de données traitées sont décrites à l’annexe 1.

L’Accord prend effet à l’acceptation des CGV. Il demeure en vigueur pendant toute la durée du contrat, puis jusqu’à l’achèvement des opérations de restitution et de suppression prévues à l’article 12.

Article 3. Rôles et obligations du Client

Pour les Données du Client, le Client agit en qualité de responsable de traitement et KEENQO en qualité de sous-traitant. Lorsque le Client traite lui-même certaines données pour le compte de tiers, par exemple pour les propriétaires dont il gère les biens, KEENQO intervient comme sous-traitant ultérieur et le Client garantit disposer des autorisations nécessaires.

KEENQO reste responsable de traitement pour ses traitements propres : gestion des comptes et des abonnements, facturation de l’abonnement, support, sécurité de la Plateforme et relation commerciale. Ces traitements sont décrits dans la Politique de confidentialité et ne relèvent pas de l’Accord.

Le Client s’engage notamment à :

• disposer d’une base légale pour chaque traitement qu’il met en œuvre au moyen de la Plateforme ;
• informer les personnes concernées, en particulier les voyageurs, des traitements réalisés, y compris de l’usage de l’intelligence artificielle dans la messagerie et de l’enregistrement des appels lorsqu’il active l’agent vocal ;
• ne collecter que les données nécessaires et paramétrer les durées de conservation qui relèvent de ses réglages ;
• ne pas transmettre par la Plateforme de catégories particulières de données au sens de l’article 9 du RGPD, sauf lorsque cela est strictement nécessaire et licite ;
• donner à KEENQO des instructions conformes à la Réglementation applicable.

Article 4. Description du traitement

La description détaillée du traitement figure à l’annexe 1. Elle évolue avec les Services : une fonctionnalité nouvelle activée par le Client vaut instruction de traiter les données qu’elle requiert, dans les conditions de l’Accord.

Article 5. Instructions documentées

KEENQO ne traite les Données du Client que sur instruction documentée du Client. Constituent ces instructions : les CGV, l’Accord, ainsi que les paramétrages et actions réalisés par le Client et ses utilisateurs dans la Plateforme.

KEENQO ne transfère les Données du Client vers un pays tiers ou une organisation internationale que sur instruction du Client, ou dans les conditions de l’article 9. Si KEENQO est tenu de procéder à un traitement en vertu du droit de l’Union ou du droit d’un État membre, il en informe le Client avant le traitement, sauf si ce droit l’interdit pour des motifs importants d’intérêt public.

KEENQO informe immédiatement le Client si, selon lui, une instruction constitue une violation de la Réglementation applicable. Il peut alors suspendre l’exécution de l’instruction concernée jusqu’à sa confirmation ou sa modification par le Client.

Article 6. Confidentialité

KEENQO veille à ce que les personnes autorisées à traiter les Données du Client s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité. L’accès est limité aux personnes qui en ont besoin pour fournir les Services, assurer le support ou garantir la sécurité.

Lorsqu’une intervention du support nécessite d’accéder à l’espace du Client, cet accès est journalisé et signalé dans l’interface.

Article 7. Sécurité

Conformément à l’article 32 du RGPD, KEENQO met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque, décrites à l’annexe 2. KEENQO peut faire évoluer ces mesures, sans en abaisser le niveau global de protection.

Article 8. Sous-traitants ultérieurs

Le Client donne à KEENQO une autorisation générale de recourir à des sous-traitants ultérieurs. La liste des sous-traitants ultérieurs en vigueur figure à l’annexe 3, partie A, et reste consultable en permanence sur la présente page.

KEENQO informe le Client de tout ajout ou remplacement d’un sous-traitant ultérieur au moins trente (30) jours avant sa prise d’effet, par e-mail adressé au titulaire du compte de l’organisation et par un avis dans l’espace client. L’information précise l’identité du sous-traitant ultérieur, la finalité du traitement confié, sa localisation et les garanties applicables.

Le Client peut s’opposer à ce changement par écrit à contact@keenqo.fr, pendant ce délai de trente (30) jours, pour un motif raisonnable tenant à la protection des données. Les parties recherchent alors de bonne foi une solution. À défaut, le Client peut résilier, sans pénalité et avant la prise d’effet du changement, les Services concernés ou le contrat.

Lorsque le remplacement d’un sous-traitant ultérieur est imposé par l’urgence, notamment pour préserver la sécurité ou la continuité des Services, KEENQO en informe le Client dans les meilleurs délais, et le Client conserve son droit d’opposition dans les mêmes conditions.

KEENQO impose à chaque sous-traitant ultérieur, par contrat, des obligations de protection des données au moins équivalentes à celles de l’Accord, notamment en matière de sécurité. KEENQO demeure pleinement responsable envers le Client de l’exécution de ces obligations par ses sous-traitants ultérieurs.

Les services tiers que le Client choisit de connecter à la Plateforme avec son propre compte (annexe 3, partie B) ne sont pas des sous-traitants ultérieurs de KEENQO : le Client contracte directement avec leur éditeur, et KEENQO leur transmet les données sur son instruction, dans la limite nécessaire au fonctionnement de la connexion.

Article 9. Transferts hors de l’Union européenne

Les Données du Client sont hébergées dans l’Union européenne. Certains sous-traitants ultérieurs sont établis hors de l’Espace économique européen ou peuvent y accéder. Chacun de ces transferts est encadré par l’une des garanties prévues au chapitre V du RGPD, indiquée à l’annexe 3 :

• une décision d’adéquation de la Commission européenne, y compris le cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework) pour les sociétés qui y adhèrent ;
• les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne (décision d’exécution (UE) 2021/914) ;
• des mesures complémentaires lorsque cela est nécessaire, notamment le chiffrement des données en transit et la limitation des données transmises au strict nécessaire.

Le Client peut obtenir, sur demande, une information sur les garanties applicables à un transfert donné.

Article 10. Assistance au Client

10.1 Droits des personnes concernées

La Plateforme permet au Client de consulter, rectifier, exporter et supprimer les Données du Client, afin de répondre aux demandes d’exercice des droits prévus aux articles 15 à 22 du RGPD. Lorsque ces fonctions ne suffisent pas, KEENQO aide le Client, sur demande écrite, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées.

Si une personne concernée adresse directement à KEENQO une demande relative aux Données du Client, KEENQO la transmet au Client sans délai et ne lui répond pas lui-même, sauf instruction du Client.

10.2 Analyse d’impact et consultation préalable

KEENQO fournit au Client les informations dont il dispose pour l’aider à réaliser une analyse d’impact relative à la protection des données et, le cas échéant, à consulter l’autorité de contrôle.

10.3 Sécurité et notifications

KEENQO aide le Client à garantir le respect des obligations des articles 32 à 34 du RGPD, compte tenu de la nature du traitement et des informations à sa disposition.

Article 11. Violations de données

KEENQO notifie au Client toute violation de données à caractère personnel affectant les Données du Client, sans délai injustifié et au plus tard quarante-huit (48) heures après en avoir pris connaissance, par e-mail adressé au titulaire du compte de l’organisation.

La notification précise, dans la mesure du possible :

• la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées et d’enregistrements concernés ;
• les conséquences probables de la violation ;
• les mesures prises ou envisagées pour y remédier et en atténuer les effets ;
• le nom et les coordonnées du point de contact chez KEENQO.

Lorsque toutes ces informations ne peuvent être fournies en même temps, elles le sont de manière échelonnée, sans retard indu. Il appartient au Client, en sa qualité de responsable de traitement, de notifier la violation à l’autorité de contrôle et, le cas échéant, aux personnes concernées. KEENQO documente toute violation et les mesures prises.

Article 12. Sort des données en fin de contrat

Pendant toute la durée du contrat, le Client peut exporter les Données du Client au moyen des fonctions d’export de la Plateforme. À la fin du contrat, il peut demander à contact@keenqo.fr la restitution de ses données dans un format structuré et couramment utilisé, pendant les trente (30) jours qui suivent la clôture du compte.

Au terme de ces trente (30) jours, KEENQO supprime les Données du Client, ainsi que leurs copies, sauf si le droit de l’Union ou le droit français lui impose d’en conserver certaines. Les copies de sauvegarde sont effacées au fil de leur cycle de rotation et ne sont plus utilisées entre-temps. KEENQO confirme la suppression par écrit au Client qui le demande.

Article 13. Documentation et audits

KEENQO met à la disposition du Client, sur demande écrite, les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations de l’article 28 du RGPD, notamment la description à jour des mesures de sécurité et la liste des sous-traitants ultérieurs.

Si ces informations ne suffisent pas, le Client peut faire réaliser un audit, y compris une inspection sur site, par lui-même ou par un auditeur indépendant soumis à une obligation de confidentialité et non concurrent de KEENQO. L’audit est notifié avec un préavis raisonnable, d’au moins trente (30) jours sauf violation de données avérée ou demande d’une autorité de contrôle. Il se déroule pendant les heures ouvrées, sans perturber les Services ni donner accès aux données des autres clients. Il est limité à une fois par an, hors violation de données ou demande d’une autorité.

Les frais de l’audit sont à la charge du Client. Le rapport d’audit est communiqué à KEENQO.

Article 14. Responsabilité

Chaque partie répond des manquements qui lui sont imputables dans les conditions et limites prévues par les CGV, sans préjudice des droits que les personnes concernées tiennent de l’article 82 du RGPD.

Article 15. Modification et articulation avec les autres documents

KEENQO peut modifier l’Accord, notamment pour tenir compte d’une évolution de la Réglementation applicable ou des Services. Toute modification substantielle est notifiée au Client au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur, dans les mêmes conditions que les CGV. L’information relative aux sous-traitants ultérieurs suit les règles de l’article 8.

En cas de contradiction entre l’Accord et les CGV ou la Politique de confidentialité sur le traitement des Données du Client, l’Accord prévaut.

Article 16. Droit applicable et juridiction

L’Accord est régi par le droit français. Tout litige relatif à sa formation, son exécution ou son interprétation est soumis à la juridiction prévue par les CGV, après une tentative de résolution amiable.

Annexe 1. Description du traitement

Nature des opérations

Collecte, enregistrement, organisation, hébergement, consultation, synchronisation avec les plateformes de réservation, transmission (e-mails, SMS, messages, notifications), analyse automatisée par intelligence artificielle lorsque le Client active les fonctions concernées, génération de documents, export et effacement.

Finalités

Fourniture des Services selon le plan souscrit, notamment :

• gestion des logements, du calendrier et des réservations, synchronisation avec les plateformes de réservation ;
• messagerie avec les voyageurs, y compris les réponses rédigées ou proposées par l’intelligence artificielle ;
• agent vocal et accueil téléphonique ;
• cautions, paiements, liens de paiement, facturation et comptabilité ;
• contrats, états des lieux, collecte des pièces d’identité et établissement des fiches individuelles de police ;
• codes d’accès et serrures connectées ;
• organisation des tâches et du ménage, gestion des prestataires ;
• portail des propriétaires et rapports de gestion ;
• moteur de réservation directe, sites web, livret d’accueil et formulaires ;
• automatisations et statistiques.

Catégories de personnes concernées

• voyageurs et personnes qui les accompagnent ;
• propriétaires des logements gérés par le Client ;
• prestataires du Client (ménage, maintenance, autres interventions) ;
• membres de l’équipe du Client, utilisateurs de la Plateforme ;
• autres interlocuteurs du Client : visiteurs de ses sites, personnes qui lui écrivent par les canaux connectés ou l’appellent.

Catégories de données

Le traitement de catégories particulières de données n’est pas recherché. Des messages ou des appels peuvent toutefois en révéler incidemment (par exemple un besoin lié à une mobilité réduite) : ces informations ne sont traitées qu’au titre de la communication concernée.

Durée du traitement et conservation

• Pendant la durée du contrat, puis selon l’article 12 de l’Accord.
• Pièces d’identité : supprimées automatiquement 30 jours après le départ par défaut, délai que le Client peut porter à 90 jours au maximum.
• Fiches individuelles de police : supprimées automatiquement 6 mois après le départ.
• Enregistrements d’appels : supprimés automatiquement à l’échéance fixée par le Client dans ses réglages.
• Autres Données du Client : conservées tant que le Client ne les supprime pas, dans la limite de la durée du contrat.

Annexe 2. Mesures techniques et organisationnelles de sécurité

Chiffrement

• Chiffrement de toutes les communications en transit (HTTPS, TLS), avec en-tête HSTS.
• Chiffrement au niveau applicatif des données les plus sensibles stockées en base : identifiants des plateformes tierces, jetons d’accès aux services connectés, clés de paiement.
• Stockage des fichiers dans un stockage objet chiffré au repos par le fournisseur.
• Mots de passe hachés de manière irréversible (bcrypt), clés d’API hachées (SHA-256).

Contrôle des accès

• Authentification à deux facteurs (TOTP) proposée à chaque utilisateur, avec codes de récupération.
• Jetons de session à durée de validité limitée (48 heures).
• Rôles et permissions attribués membre par membre, accès des prestataires et des propriétaires limité à leurs propres données.
• Limitation du nombre de requêtes sur les points d’accès sensibles.
• Pièces d’identité et documents sensibles conservés dans un espace privé, consultables uniquement par des liens signés valables cinq minutes.

Cloisonnement multi-organisation

• Chaque donnée est rattachée à une organisation, et l’appartenance est vérifiée à chaque requête : une organisation ne peut accéder aux données d’une autre.
• Liens publics destinés aux voyageurs, propriétaires et prestataires protégés par des jetons aléatoires propres à chaque document ou séjour.

Journalisation et surveillance

• Journalisation des accès aux portails des propriétaires et des voyageurs, des appels aux services tiers et des accès d’assistance à l’espace du Client.
• Détection des erreurs techniques, avec filtrage des données personnelles avant leur envoi au service de suivi.
• Journaux techniques conservés pour une durée limitée.

Disponibilité et sauvegardes

• Hébergement de la base de données dans l’Union européenne, avec sauvegardes réalisées chez l’hébergeur.
• Déploiements continus, sans fenêtre de maintenance récurrente.

Sécurité applicative

• Validation des données entrantes, protection contre les requêtes vers des adresses internes (SSRF) sur les webhooks sortants, en-têtes de sécurité HTTP.
• Vérification de la signature ou du secret des notifications reçues des services tiers.
• Revues de sécurité du code et correction des points relevés.

Minimisation et conservation

• Suppression automatique des pièces d’identité, des fiches de police et des enregistrements d’appels à leur échéance.
• Transmission aux services d’intelligence artificielle des seules données nécessaires à la tâche, par leurs interfaces professionnelles ; mode de validation humaine avant envoi disponible pour la messagerie.

Mesures organisationnelles

• Accès aux environnements de production réservé aux personnes habilitées, soumises à une obligation de confidentialité.

Annexe 3. Sous-traitants ultérieurs

Partie A. Sous-traitants ultérieurs de KEENQO

Liste en vigueur au 7 octobre 2026. Tout ajout ou remplacement est annoncé au moins trente (30) jours à l’avance, dans les conditions de l’article 8.

Partie B. Services connectés par le Client

Les services suivants ne sont sollicités que si le Client les connecte avec son propre compte. Ils ne sont pas des sous-traitants ultérieurs de KEENQO : le Client contracte directement avec leur éditeur (article 8).