Seize cas d'usage concrets, du matin au bilan mensuel
Ce que les hôtes et les conciergeries demandent le plus souvent à leur assistant.
Voici ce que le connecteur change concrètement dans une journée. Chaque cas indique les permissions nécessaires.
1. Le point du matin, en une phrase
« Qu'est-ce qui se passe aujourd'hui ? »
Arrivées avec leur heure, départs, ménages et leur prestataire, soldes non réglés, messages en attente. Ce que vous alliez chercher sur trois écrans arrive en une réponse. Permission : consulter vos réservations.
2. Préparer les arrivées de demain
« Prépare mes arrivées de demain. »
Logement par logement : le ménage est-il assigné, le code d'accès existe-t-il, le message d'arrivée est-il parti, le solde est-il réglé. L'assistant liste ce qui manque et qui doit s'en charger. Permission : consulter vos réservations, vos missions de ménage.
3. Répondre au téléphone sans ouvrir le PMS
« Le T2 Centre est libre du 12 au 15 octobre pour 3 personnes ? Ça donne combien ? »
Disponibilité, prix par nuit, frais de ménage et taxe de séjour réellement due. Et si c'est occupé, la raison exacte. Permission : consulter vos logements.
4. Trouver le ménage que personne n'a pris
« Quels ménages ne sont couverts par personne cette semaine ? »
Y compris le cas invisible ailleurs : la mission proposée à un groupe de prestataires que personne n'a acceptée. Elle paraît attribuée dans le PMS, et pourtant le logement ne sera pas prêt. Permission : consulter vos prestataires et vos rapports de ménage.
5. Comprendre un prix
« Pourquoi mon prix est si bas ce week-end sur la Villa Azur ? »
L'assistant dit d'où vient le tarif : moteur StayCore, prix figé à la main, ou fournisseur externe. Neuf fois sur dix, la réponse à « ma tarification dynamique ne fait rien » est un prix figé oublié. Permission : consulter vos tarifs.
6. Diagnostiquer une réservation qui n'est jamais arrivée
« Pourquoi ma réservation Booking n'est jamais arrivée ? »
Connexions en erreur, dernières erreurs de synchronisation, flux entrant par plateforme avec la date de la dernière réservation reçue. Un tarif non raccordé sort en critique : c'est la configuration qui mène au surbooking silencieux. Permission : consulter l'état de vos canaux.
7. Savoir ce qui part tout seul à vos voyageurs
« Qu'est-ce qui part automatiquement à mes voyageurs ? »
Tous vos scénarios, actifs ou non, avec chaque étape, son déclenchement, son canal et ses conditions. À faire avant de partir en vacances. Permission : consulter vos messages automatiques.
8. Juger une automatisation avant de l'allumer
« Montre-moi ce que ce scénario enverrait. »
Sur quelles réservations à venir la règle se déclencherait, à quelle date exacte, et le texte que recevrait le premier voyageur, variables remplacées. Avec les fautes de frappe dans les variables et celles qui se résoudraient à vide. Permission : consulter vos messages automatiques.
9. Le vrai résultat du mois
« Qu'est-ce que je gagne vraiment ce mois-ci ? »
Net hôte moins le ménage, les commissions, les dépenses ponctuelles, les charges fixes et la taxe de séjour effective, logement par logement, comparé au mois précédent. Permission : consulter votre rentabilité.
10. La revue des impayés
« Fais-moi la revue des impayés. »
Classés par ancienneté, rattachés à leur réservation, avec des relances rédigées mais non envoyées. Vous relisez, vous décidez. Permission : consulter vos factures.
11. Enregistrer une réservation directe
« Enregistre une résa directe pour Paul Meyer, T2 Centre, du 3 au 6 novembre, 420 €. »
Refusée si le logement n'est pas disponible. Demande le mode confirmation ou autonome. Permission : créer, modifier et annuler des réservations.
12. Bloquer pour travaux
« Bloque la Villa Azur du 12 au 18 octobre, travaux. »
Le blocage part vers les plateformes connectées. Le déblocage, lui, refuse de rouvrir des nuits déjà occupées. Permission : modifier vos logements et poser des blocages.
13. Corriger une commission Booking arrivée à zéro
« La commission Booking de la résa Martin est à 0, mets 61,20 €. »
Sur une réservation de plateforme, l'assistant corrige la commission, les frais de ménage ou la taxe de séjour, et le net qui vous revient est recalculé comme sur la fiche du PMS. Le reste se modifie sur la plateforme. Permission : créer, modifier et annuler des réservations.
14. Mettre à jour le livret d'accueil
« Le nouveau code Wi-Fi de la Villa Azur est Azur2026. »
La section Wi-Fi du livret est mise à jour. Si le livret est publié, la modification est en ligne tout de suite : il n'y a pas de brouillon séparé. Permission : modifier vos logements et poser des blocages.
15. Rendre la rentabilité juste
« Ajoute le loyer de 900 € par mois au T2 Centre. »
La charge est enregistrée et prise en compte aussitôt dans la rentabilité après charges. Rien ne part vers votre comptabilité. Permission : modifier vos logements et poser des blocages ; consulter votre rentabilité pour relire ensuite vos charges.
16. Ajouter un prestataire
« Ajoute Claire Martin comme prestataire, 06 12 34 56 78, 45 € le ménage. »
Une fiche contact simple, sans compte ni e-mail. Pour lui ouvrir le portail prestataire, demandez une invitation : un e-mail part alors en votre nom, après confirmation de l'adresse. Permission : assigner un prestataire à une mission de ménage.
Deux réflexes qui font gagner du temps
- Posez des questions bornées. « Septembre sur le Studio Port » coûte une seconde, « toute l'année sur les quarante logements » beaucoup plus.
- Demandez le raisonnement, pas seulement le chiffre. « Pourquoi » donne des réponses bien plus utiles que « combien » sur les tarifs, les canaux et les automatisations.