Ménage, tâches et prestataires : les 13 capacités

Cinq consultations et huit actions couvrent le ménage, la maintenance et vos prestataires.

Ménages et maintenance

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Les tâches planifiées, leur prestataire, leur statut et leur créneau.

Dites par exemple : « Quels ménages ne sont pas encore assignés cette semaine ? » Permission : Consulter les missions de ménage et les tâches.

Ménages sans prestataire

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Les ménages à venir dont personne ne s'est chargé. Deux cas y figurent, et le second ne se voit nulle part ailleurs : la mission simplement proposée à un groupe de prestataires, que personne n'a acceptée. Elle paraît attribuée partout dans le PMS, et c'est pourtant un logement qui ne sera pas prêt.

Dites par exemple : « Quels ménages ne sont couverts par personne cette semaine ? » Permission : Consulter vos prestataires et vos rapports de ménage.

Prestataires de ménage

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Vos prestataires, leur mode de facturation, leur tarif logement par logement, les logements auxquels ils sont rattachés et leurs congés déclarés. Un congé encore en attente de validation est déjà signalé : il bloque l'assignation.

Dites par exemple : « Qui fait le ménage à la Villa Azur, et combien il me coûte ? », « Qui est disponible mardi ? » Permission : Consulter vos prestataires et vos rapports de ménage.

Rapports de ménage

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Les comptes rendus rédigés par les prestataires à la fin de chaque intervention : statut de validation, montant dû, note du voyageur sortant, incidents constatés, non-respect du règlement intérieur. Un rapport invalidé est signalé comme tel.

Dites par exemple : « Y a-t-il eu des dégâts ce week-end ? », « Quels rapports posent problème ce mois-ci ? » Permission : Consulter vos prestataires et vos rapports de ménage. À savoir : les dates portent sur le jour du ménage, pas sur la date de rédaction du rapport. Le connecteur ne valide ni n'invalide aucun rapport : c'est un acte de contrôle qui engage votre responsabilité vis-à-vis du propriétaire, il reste dans le PMS.

Coût du ménage

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Ce que le ménage vous coûte sur une période, logement par logement, avec le coût moyen par intervention. Un ménage déjà rapporté est compté à son montant réel, un ménage à venir est estimé au tarif du prestataire.

Dites par exemple : « Combien me coûte le ménage ce mois-ci ? », « Quel logement me coûte le plus cher en ménage ? » Permission : Consulter vos prestataires et vos rapports de ménage. Limite : un ménage confié à un prestataire payé à l'heure et dont le rapport n'a pas encore été rendu n'a pas de durée connue : il est compté à zéro et le total est annoncé comme un plancher. Période maximale : 366 jours.

Créer une tâche

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Crée un ménage ou une intervention de maintenance, avec date, créneau et prestataire.

Dites par exemple : « Ajoute un ménage à la Villa Azur vendredi à 11h. » Permission : Créer et modifier des missions de ménage.

Modifier une tâche

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Change l'horaire, le prestataire ou le statut d'une tâche existante.

Dites par exemple : « Décale le ménage du Studio Port à 14h. » Permission : Créer et modifier des missions de ménage.

Supprimer une tâche

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Supprime définitivement une tâche créée par erreur ou devenue sans objet.

Dites par exemple : « Supprime la tâche de maintenance du 4 novembre, elle fait doublon. » Permission : Créer et modifier des missions de ménage. À savoir : pour signaler une tâche faite, demandez plutôt de la passer en « terminée » : la trace reste dans l'historique, alors qu'une suppression ne se récupère pas.

Les cinq actions sur vos prestataires

Elles dépendent toutes de la permission Gérer vos prestataires de ménage et leur confier des missions, dont le libellé est plus étroit que ce qu'elle ouvre réellement.

Confier un ménage à un prestataire

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Attribue une mission à un prestataire, après vérification de sa disponibilité.

Dites par exemple : « Confie le ménage de vendredi à la Villa Azur à Sophie. » Limites : la demande est refusée, avec son motif, si le prestataire est en congé (y compris une demande d'absence encore en attente de validation), s'il est déjà remplacé sur cette date, s'il a déjà une mission à la même heure, s'il est désactivé, ou s'il n'est pas rattaché au logement. Une mission déjà confiée à quelqu'un d'autre n'est jamais reprise en silence : le transfert se fait dans le PMS.

Envoyer un SMS à un prestataire

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Envoie un SMS libre à l'un de vos prestataires, pour un imprévu : ménage annulé, horaire décalé, accès modifié, voyageur absent.

Dites par exemple : « Préviens Anthony que le ménage de demain au Studio Port est annulé. » Limites : 1 600 caractères au maximum. Le destinataire est toujours un prestataire enregistré, jamais un numéro saisi librement, et jamais un voyageur. Le SMS part aussitôt et ne se rattrape pas. En mode autonome, vous en êtes prévenu après coup, avec le texte envoyé.

Ajouter un prestataire externe

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Crée la fiche d'un prestataire qui n'utilisera pas le portail prestataire : nom, téléphone, e-mail facultatif, tarif et mode de facturation (forfait, par chambre ou à l'heure). Aucun compte n'est créé et aucun e-mail ne lui est envoyé.

Dites par exemple : « Ajoute Claire Martin comme prestataire, 06 12 34 56 78, 45 € le ménage. » Limites : une adresse e-mail déjà portée par un de vos prestataires est refusée, pour éviter les doublons. Le rattachement aux logements et les tarifs propres à chaque logement se règlent ensuite dans le PMS.

Inviter un prestataire sur le portail

staycore_invite_cleaning_provider Action sensible

Crée un prestataire avec un compte StayCore et lui envoie un e-mail d'invitation au portail prestataire (missions, planning, rapports de ménage). Si l'adresse a déjà un compte prestataire chez un autre hôte, il est simplement rattaché à votre organisation.

Dites par exemple : « Invite Sophie Leroy, sophie@exemple.fr, sur le portail prestataire. » Limites : l'adresse e-mail est obligatoire. Refusée si elle appartient déjà à un de vos prestataires, à un membre de votre équipe ou au gestionnaire d'une autre organisation. Pourquoi c'est sensible : un e-mail part chez un tiers en votre nom. L'assistant vous fait confirmer l'adresse avant l'envoi.

Modifier un prestataire

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Modifie les coordonnées ou le tarif de base : prénom, nom, téléphone, e-mail, tarif, mode de facturation, notes. Seuls les champs cités changent.

Dites par exemple : « Le ménage de Claire passe à 50 €. » Limites : l'e-mail d'un prestataire qui a un compte StayCore ne se change pas ici. Désactiver ou supprimer un prestataire, et régler un tarif propre à un logement, se fait dans le PMS.