Chiffres, factures, charges et cautions : les 14 capacités

Revenus et performance

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Chiffre d'affaires brut, net qui vous revient, commissions, nuits vendues, taux d'occupation, prix moyen par nuit et revenu par nuit disponible, sur la période de votre choix, ventilé par logement, par plateforme ou par mois.

Dites par exemple : « Combien j'ai fait le mois dernier sur Airbnb ? », « Compare mes trois logements sur le premier semestre. » Permission : Consulter vos chiffres : revenus, occupation, RevPAR.

Rentabilité après charges

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Ce que vous gagnez vraiment : le net hôte, moins le ménage, les frais de plateforme, les dépenses ponctuelles, les charges fixes et la taxe de séjour effective, logement par logement et pour le parc entier, avec comparaison à la période précédente de même durée et un taux de marge.

Dites par exemple : « Qu'est-ce que je gagne vraiment ce mois-ci ? », « Quel logement me rapporte le moins une fois les charges payées ? » Permission : Consulter votre rentabilité, charges comprises. Limites : 731 jours par appel. Lecture seule, définitivement : aucune écriture comptable ne passe par le connecteur. Les charges prises en compte sont celles enregistrées dans StayCore, y compris celles que l'assistant y a saisies pour vous : ce que vous n'y saisissez pas n'y figure pas. À savoir : les totaux du parc comptent aussi les frais généraux de l'organisation qui ne sont rattachés à aucun logement (comptable, logiciel…). Ils n'apparaissent pas dans le détail logement par logement.

Prévisionnel du mois

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Où va atterrir un mois qui n'est pas terminé. Le connecteur sépare toujours deux choses : ce qui est déjà réservé (de l'argent engagé) et ce que rapporteraient les nuits restant à vendre si vous atteigniez un taux de remplissage donné (une hypothèse). Charges variables et charges fixes déduites, logement par logement et pour le parc, avec trois repères à 50 %, 70 % et 85 % d'occupation.

Dites par exemple : « Où je vais atterrir ce mois-ci ? », « Combien je fais en octobre si je remplis à 80 % ? », « Quel logement va décrocher le mois prochain ? » Permission : Consulter votre rentabilité, charges comprises. La même que la rentabilité : c'est le même chiffre, regardé dans l'autre sens. Limites : le mois en cours et les 24 mois suivants. Un mois écoulé est refusé, il n'y a plus rien à y projeter : c'est staycore_profitability_report qu'il faut alors. Les nuits déjà passées du mois en cours ne sont jamais projetées, elles ne se vendront plus. Sans logement ciblé, 25 logements au maximum par appel. Le projeté reste une hypothèse : ne le lisez jamais comme un encaissement.

Factures et impayés

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Vos factures, leur statut et ce qui reste à encaisser.

Dites par exemple : « Quelles factures ne sont toujours pas réglées ? » Permission : Consulter vos factures.

Émettre une facture

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Génère la facture client d'une réservation, en respectant votre configuration comptable, et la pousse vers votre comptabilité.

Dites par exemple : « Édite la facture de la résa de Sophie Bernard. » Permission : Émettre des factures.

Charges et dépenses

Ces sept capacités servent à une seule chose : que la rentabilité après charges et le prévisionnel soient justes. Ce que l'assistant saisit ici reste dans StayCore. Rien ne part en comptabilité (Pennylane, Qonto), et rien n'est refacturé au propriétaire par l'assistant.

Deux familles :

• les charges fixes, qui reviennent chaque mois, trimestre ou année (loyer, crédit, internet, assurance, abonnement), rattachées à un logement ou à l'organisation entière quand elles ne concernent aucun logement en particulier (comptable, logiciel) ;
• les dépenses ponctuelles, datées (une réparation, un achat de linge, du petit équipement), qui comptent en entier sur le mois de leur date, réparties sur un ou plusieurs logements.

Lister les charges et dépenses

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Sur une période, les charges fixes de chaque logement avec leur équivalent mensuel et les montants réels saisis mois par mois, les charges fixes de l'organisation et les dépenses ponctuelles.

Dites par exemple : « Quelles charges ai-je saisies pour la Villa Azur ? », « Qu'est-ce qui manque pour que ma rentabilité soit juste ? » Permission : Consulter votre rentabilité, charges comprises.

Ajouter, modifier ou supprimer une charge fixe

staycore_create_fixed_charge, staycore_update_fixed_charge, staycore_delete_fixed_charge

Enregistre une charge mensuelle, trimestrielle ou annuelle, sur un logement ou pour l'organisation ; en change le montant, le libellé, la fréquence, la catégorie ou les dates de validité, ou la suspend ; ou la supprime avec les montants réels saisis mois par mois.

Dites par exemple : « Ajoute le loyer de 900 € par mois au T2 Centre », « Mon loyer du T2 passe à 950 € », « Supprime l'assurance en double sur la Villa Azur. » Permission : Modifier vos logements, leur livret d'accueil et leurs charges, et poser des blocages. À savoir : l'assistant vérifie d'abord que la charge n'existe pas déjà, car une charge saisie deux fois est comptée deux fois. Pour une charge qui s'arrête, donnez-lui une date de fin plutôt que de la supprimer : une suppression la retire aussi des mois passés de la rentabilité.

Enregistrer, modifier ou supprimer une dépense ponctuelle

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Enregistre une dépense datée sur un ou plusieurs logements, à parts égales ou selon la répartition que vous donnez ; en change le montant, la date, le libellé, la catégorie ou la répartition ; ou la supprime si elle a été saisie par erreur ou en double.

Dites par exemple : « J'ai acheté un robinet 89 € chez Leroy Merlin hier pour le Studio Port », « Le robinet, c'était 98 € et pas 89 €. » Permission : Modifier vos logements, leur livret d'accueil et leurs charges, et poser des blocages. Limites : deux demandes strictement identiques dans les 24 heures ne créent qu'une dépense ; pour deux achats identiques le même jour, précisez un libellé différent. Une dépense de prestataire, refacturée au propriétaire, déjà rapprochée en banque ou qui porte un justificatif ne se modifie pas et ne se supprime pas par l'assistant : cela se fait dans le PMS.

Capturer une caution

staycore_capture_deposit Action sensible

Débite tout ou partie de la caution pré-autorisée d'un voyageur.

Dites par exemple : « Prélève 80 € sur la caution de Julie Meyer, vaisselle cassée. » Permission : Encaisser et libérer les cautions. Réservée au propriétaire et aux administrateurs. Pourquoi c'est sensible : c'est un débit réel sur la carte du voyageur. Le connecteur refuse tout montant supérieur au montant pré-autorisé et exige un motif d'au moins 20 caractères, qui restera dans le dossier.

Libérer une caution

staycore_release_deposit Action sensible

Libère la pré-autorisation, le voyageur retrouve son plafond de carte.

Dites par exemple : « Libère la caution du Studio Port, tout est en ordre. » Permission : Encaisser et libérer les cautions. Réservée au propriétaire et aux administrateurs. Pourquoi c'est sensible : une fois la pré-autorisation rendue, plus rien ne peut être prélevé sur ce séjour.

À savoir : il n'existe pas de capacité dédiée à la lecture d'une caution. Avec la permission Consulter les cautions, le bloc caution apparaît dans la fiche de réservation.