Tenir le registre des étrangers et collecter les fiches de police

Les voyageurs étrangers hors Union européenne, Espace économique européen et Suisse doivent remplir et signer une fiche individuelle de police (article R611-42 du CESEDA). Elle se conserve six mois après le départ et se remet aux services de police ou de gendarmerie s'ils la demandent. StayCore tient le registre pour vous, mais ne transmet rien de lui-même : la France n'a pas de télétransmission.

Étape 1 : choisir votre mode

Ouvrez Paramètres › Général, bloc Registre des étrangers, choisissez une option puis cliquez sur Enregistrer :

• Désactivé : aucun registre tenu dans StayCore.
• Registre seul, saisie manuelle : aucun voyageur n'est sollicité, vous saisissez vous-même les fiches recueillies.
• Collecte en ligne : le voyageur reçoit un lien, répond à une question de nationalité et ne remplit le formulaire que s'il y est tenu.

Dès qu'un registre est tenu, le menu Exploitation › Conformité apparaît.

Étape 2 : faire remplir la fiche (Collecte en ligne)

Deux chemins mènent le voyageur à sa fiche :

• L'espace voyageur : si l'espace voyageur est actif pour votre organisation, une carte fiche de police s'y affiche automatiquement.
• Un message automatique : dans Hébergements › (votre logement) › Messagerie, ouvrez une étape de scénario et cochez Demander la fiche de police dans ce message. La balise {police_link} est insérée.

La nationalité est demandée en premier : les ressortissants de l'Union européenne, de l'EEE et de la Suisse sont dispensés et n'ont rien d'autre à saisir. Vous pouvez aussi conditionner une étape à Fiche de police réglée : choisissez alors Envoyer quand même à l'échéance, pour que le voyageur qui ne remplit pas reçoive tout de même sa procédure d'arrivée.

Étape 3 : suivre le registre

Exploitation › Conformité affiche le Registre des étrangers : le nombre de fiches en attente sur des séjours récents ou à venir, des filtres Arrivées du / au, une recherche et les onglets Tout, En attente, Signées, Dispensés. Chaque ligne porte un statut (Fiche signée, Dispensé (UE / EEE / CH), Signature attendue, Fiche en attente) et sa date de Suppression.

Pour une fiche recueillie sur papier, l'icône Saisir ou corriger ouvre Saisir la déclaration. Cette saisie est signalée comme telle sur le PDF et au registre.

Étape 4 : répondre à une réquisition

Cliquez sur Exporter le registre, choisissez la période, indiquez le Motif de l’extraction puis Générer le PDF. L'extraction est journalisée (qui, quand, quelle période, quel motif).

Bon à savoir

• Ne conditionnez jamais l'accès au logement à la fiche : la loi autorise le voyageur à la remplir à son arrivée.
• La conservation de six mois après le départ est fixée par le texte et n'est pas réglable. La fiche est ensuite supprimée automatiquement.
• Chaque ouverture d'une fiche est journalisée.
• En mode Registre seul, saisie manuelle, aucun lien n'est proposé au voyageur, y compris par la balise {police_link}.