Scénarios de messages automatiques : créer, ordonner et rattraper

Un scénario est une suite de messages envoyés automatiquement aux voyageurs d'un logement : confirmation, instructions d'arrivée, départ, demande d'avis. Il se configure logement par logement.

Étape 1 : ouvrir la messagerie automatique

Hébergements, ouvrez le logement, onglet Messagerie : la page Messagerie automatique s'affiche. Cliquez sur Nouveau scénario, donnez un Nom du scénario et, dans Source de la réservation, cochez les plateformes visées (Airbnb, Booking.com, Vrbo / Abritel, Direct). Laissez tout décoché pour l'appliquer à toutes les réservations.

Étape 2 : ajouter les étapes

Modifier sur le scénario, puis ajoutez une étape. Pour chacune :

• Nom de l'étape et Déclencheur : « Dès la réservation », « X jours avant le check-in », « X heures avant le check-in », « Le jour du check-out », « X jours après le check-out », etc. Selon le déclencheur, indiquez la valeur et l'Heure d'envoi.
• Canaux d'envoi : OTA, SMS, E-mail (cumulables). Voir Canal e-mail.
• Message, avec des variables comme {guest_first_name} : voir Variables.
• Actions de cette étape (caution, formulaire, pièce d'identité, fiche de police, contrat, code Nuki) et Conditions préalables, qui bloquent l'envoi tant qu'elles ne sont pas remplies.

L'ordre d'envoi dépend du déclencheur

Les flèches Monter cette étape et Descendre cette étape ne changent que l'affichage. Chaque message part à l'heure calculée depuis son déclencheur : une étape « X jours avant le check-in » réglée sur 1 jour partira toujours avant une étape « Le jour du check-in », quelle que soit leur position. Les déclencheurs en heures avant ou après l'arrivée et le départ utilisent les heures par défaut du logement.

Étape 3 : rattraper les séjours déjà réservés

Un scénario créé ou une étape ajoutée ne s'applique pas tout seul aux réservations existantes. Sur le scénario actif, cliquez sur l'icône Appliquer aux réservations existantes : la fenêtre liste les réservations à venir auxquelles il manque au moins une étape et les messages qui seront programmés, avec leur date. Décochez au besoin puis Appliquer à N réservations. Les étapes dont la fenêtre de déclenchement est déjà passée sont ignorées.

Bon à savoir

• Une modification du texte s'applique aussi aux messages déjà programmés ; un changement de déclencheur ne modifie pas leur heure.
• Répliquer sur d'autres logements, Dupliquer et l'interrupteur d'activation se trouvent sur l'en-tête du scénario.
• Une étape SMS doit être validée par StayCore avant de partir, à la création comme après chaque modification de son texte (badge d'attente). Le SMS n'est pas proposé sur un scénario qui vise Booking.com, y compris un scénario sans source cochée.
• Suivez les envois dans La file d'envoi ; en cas de problème, Un message automatique n'est pas parti.