Créer une réservation manuelle, avec ou sans messages automatiques

Une réservation manuelle enregistre un séjour qui n'arrive pas par une plateforme : téléphone, e-mail, bouche-à-oreille, voyageur qui se présente sur place.

Étape 1 : ouvrir le formulaire

Dans Exploitation › Réservations, cliquez sur Nouvelle réservation (bouton or en haut à droite). Depuis Exploitation › Planning, vous pouvez aussi sélectionner des dates sur un logement puis cliquer sur Réserver.

Sans logement, le message « Créez d'abord un hébergement » s'affiche avec le bouton Ajouter un hébergement.

Étape 2 : Séjour & Voyageur

• Logement * : la mention (Channex) signale un logement relié à vos plateformes. Un bandeau confirme alors « Connecté à Channex, la disponibilité sera mise à jour automatiquement » : les dates seront fermées sur tous vos canaux.
• Arrivée * et Départ * : le nombre de nuits se calcule seul.
• Un contact déjà enregistré peut être choisi via Rechercher un contact enregistré… pour éviter de ressaisir ses coordonnées.
• Nom du voyageur *, e-mail, téléphone, Nombre de voyageurs.
• Plateforme : Direct (téléphone, email, walk-in) par défaut, ou Airbnb, Booking.com, Expedia, Vrbo, Autre.

Cliquez sur Continuer.

Étape 3 : Financier

Tous les montants sont facultatifs : montant total, tarif par nuit, frais de ménage, frais de service, taxe de séjour, commission, Statut (Confirmée ou En attente) et notes. Pour une réservation directe, le montant total se calcule seul à partir du tarif par nuit, ménage et taxe de séjour compris ; vous pouvez le modifier pour une remise.

Étape 4 : messages automatiques

Toujours dans l'étape Financier : si un scénario de messages du logement doit se déclencher, un encadré l'annonce (par exemple « Un message automatique partira chez le voyageur ») et liste les messages. Cochez Créer sans déclencher ces messages pour qu'aucun message automatique ne parte, y compris si les dates sont modifiées plus tard.

Cliquez sur Créer la réservation.

Bon à savoir

• Le choix « sans messages » vaut pour toute la vie de la réservation : aucun écran ne permet de le réactiver ensuite.
• La disponibilité n'est envoyée aux plateformes que si le logement est relié à Channex.
• Pour un séjour passé, utilisez plutôt Importer dans le Planning : aucun message ni e-mail ne part, et le statut passe à Terminé si le départ est dépassé. Voir Contrôle de disponibilité et import de réservations passées.
• Pour déclarer ensuite un virement ou des espèces reçus, voir Déclarer un paiement reçu par virement, espèces ou chèque.